Software integrado
de Gestão Documental DocuWare
2008-02-04
A Ricópia em parceria com uma Software House Alemã disponibiliza um novo sistema de Gestão Documental.
Trata-se do software DocuWare para o controlo e armazenamento integrado de documentos. Ele pode processar automaticamente qualquer tipo de documento, independentemente da sua origem com procedimentos de controlo interno que ajudam a atender todos os requisitos de auditoria. Este novo software importa, classifica, adiciona índice de texto completo e torna disponíveis, todos os documentos para o processamento.
Funções de gestão de registos adicionais asseguram que todo o acesso seja seguro, controlado e registado.
Aprimorado com funcionalidades de fluxo de trabalho, gestão de conteúdo da web e funções de integração universal, fornece poderosas funções de gestão de conteúdo corporativo para possibilitar a expansão de uma organização.
Esta Solução oferece conforto e segurança. Mesmo os usuários mais exigentes ficarão impressionados não só pelas funções compreensivas, mas também por ser de fácil manuseamento com administração simples. A sua extensa capacidade de integração e segurança optimizada, torna-o um produto que pode crescer com os requisitos no futuro distante.
O princípio básico do Software é direccionado ao ambiente normal do escritório: os documentos primeiro chegam em bandejas de entrada electrónicas ou cestas, onde são juntos e classificados. A seguir são armazenados em arquivos electrónicos. Os arquivos electrónicos representam o conjunto de documentos que contém todas as informações necessárias para o seu acesso e controlo do fluxo de trabalho através da rede. Tem poderosas funções de importação, que podem ser automatizadas com uma variedade de opções, portanto, assegurando que todos os tipos de documentos são arquivados no local correcto.
Documentos em papel
Cartas, documentos comerciais, registos, desenhos, notas e outros documentos impressos são importados usando a maioria dos tipos de scanner, integra numerosas funções convenientes, desde os controles para dispositivos simples de estações de trabalho até os scanners de alto desempenho. De forma similar, os scanners de rede e os dispositivos multi-funcionais (copiadoras digitais) podem ser directamente integrados neste Software sem a necessidade de adquirir software adicional. Uma vez digitalizado, os documentos são mantidos nas cestas, para posteriormente poderem ser processados ou prontos para serem arquivados em arquivos electrónicos. Uma opção extrai os dados dos documentos usando o OCR ou o reconhecimento de código de barras durante o processo de digitalização, e a seguir usa estes dados para automaticamente categorizar, indexar e armazenar o documento num arquivo. Além disso, suporta todos os principais programas de importação.
MS Office, CAD e outros arquivos de PC
Este Software oferece diversos métodos para importar arquivos. Arraste-os para as bandejas com um mouse ou use o menu Importar. Com esta solução é capaz de monitorizar qualquer pasta no sistema de arquivos, e pode importar quaisquer arquivos recentemente salvos, seja para as bandejas ou directamente para os arquivos. Todas as informações do arquivo podem ser usadas para categorizar e indexar os arquivos. Estas informações podem ser inseridas automaticamente ou manualmente e armazenadas com os arquivos.
E-mail
O crescente fluxo de e-mail pode também ser facilmente armazenado. Permite o armazenando junto com outros documentos temáticos relacionados com base em critérios comuns, pode importar e-mail do Microsoft Outlook e Exchange, e também, opcionalmente, do Lótus Notes/Domino. O remetente, destinatário, data, assunto e outras informações do e-mail são usados para a indexação automática. Os nomes de pessoas e empresas são suplementares com informações de agendas de endereços e outros bancos de dados. O arquivamento pode ser feito de forma automática ou com a confirmação e/ou correcção do usuário.
O Software importa automaticamente informações de e-mail, incluindo
o remetente, destinatário, data e assunto para a indexação de documentos.
Segurança
A arquitectura básica desta solução por si só oferece um alto grau de segurança contra o acesso não autorizado de dados e usa o procedimento de autenticação “Ticket-Granting- Ticket”.